Handleiding voor KCAF-beheer

Deze handleiding is voor medewerkers van KCAF die het erkenningsregister beheren. Je leest wat je nodig hebt om te beginnen, wat je eenmalig instelt en hoe je een aanvraag behandelt, van inschrijving tot erkenning. Voor de details per scherm verwijst elke stap naar een eigen artikel. Wat een bureau ziet en doet, staat in de Handleiding voor erkende bedrijven.

Regel de toegang

Beheertoegang en register-houder

Twee instellingen bepalen wie in de app Erkenning beheert. FunderConsult-platformbeheer zet ze in de Admin Studio onder Erkenning (KCAF):

Beheertoegang: zoek de organisatie op naam of plaats en kies Toekennen. De organisatie krijgt de beheerschermen van de app, en de app Erkenning zelf als die er nog niet was. De toegang geldt voor elke medewerker die de apps van de organisatie erft; wie eigen app-toegang heeft, krijgt hem via Gebruikers. Met Intrekken gaat de beheertoegang weer weg.
Register-houder: de organisatie die het register houdt, doorgaans KCAF. Je kiest haar uit de organisaties met beheertoegang. Zonder register-houder kan niemand besluiten.

Elke wijziging staat in het tabblad Wijzigingen.

Inzien of beslissen

Links onder het menu zie je je niveau:

Beslissen: medewerkers van de register-houder met beheertoegang en een andere rol dan Viewer, en FunderConsult-platformbeheer. Zij behandelen inschrijvingen, nemen besluiten en wijzigen de configuratie.
Inzien: andere organisaties met beheertoegang, en medewerkers met de rol Viewer. Zij lezen alles, maar zien bij acties Alleen inzien.

Werk je als een andere gebruiker (meekijken), dan kun je nooit besluiten.

Instellingen

FunderConsult-platformbeheer ziet in de app ook Instellingen: hetzelfde scherm als in de Admin Studio, met de tabbladen Register-houder, Beheertoegang en Wijzigingen. Onder Wijzigingen staan de laatste configuratiewijzigingen, ook van tarieven en bijdragen.

Stel de app in onder Configuratie

Configuratie heeft vier tabbladen. Wijzigen kan met niveau Beslissen; met Inzien lees je mee.

AI-rapporttoetsing en normen

In AI-rapporttoetsing staat de opdracht aan het taalmodel voor QuickScan- en funderingsonderzoeksrapporten. Kies Bewerken, pas de Opdracht aan de AI aan en kies Prompt opslaan. Nieuwe toetsingen gebruiken de nieuwe versie; elke toetsing houdt de versie waarmee hij is gemaakt.

In Normen per rapportsoort lees je de normset die aan de opdracht wordt toegevoegd, voor VO · QuickScan en FO · Funderingsonderzoek. Die normen pas je hier niet aan.

Bijdragen

Bij Tarieven leg je de jaarbijdrage per categorie vast. Kies Bewerken, vul het Ingangsjaar en per categorie het bedrag per jaar in en kies Tarieven opslaan. Een tarief geldt vanaf het ingangsjaar tot een volgend tarief. Onder Ingestelde tarieven staan alle tarieven.

In het vlak Bijdragen … klaarzetten maak je de bijdrageregels van een jaar: kies het Jaar, kies Proefrun en controleer de aantallen. Kies daarna de knop Bijdragen … klaarzetten met het gekozen jaar en bevestig. Elk bureau krijgt een regel voor elke KCAF-erkenning die dat jaar erkend of aspirant was, met het tarief van dat jaar. Herhalen maakt alleen de regels die nog ontbreken; bestaande regels blijven zoals ze zijn. Zonder tarief voor een categorie komt er voor die categorie nog geen regel. Een regel verwijderen kan niet.

Overeenkomst

In Overeenkomst beheer je de tekst die een bureau na erkenning met KCAF tekent. Kies Concept maken of Bewerken, schrijf de tekst (markdown) en kies Concept opslaan. Een concept geldt pas na Publiceren als versie … en de bevestiging. Een gepubliceerde versie verandert niet meer; bureaus tekenen altijd de nieuwste gepubliceerde versie. Zolang er geen versie is, kan een bureau niet tekenen.

Onder Overeenkomsten zie je per bureau en categorie of de overeenkomst Te tekenen, Getekend of Vervallen is.

Werk vanuit het Register

Het Register toont één regel per bedrijf en rol, met de status, sinds wanneer, KCAF publiek, de inschrijving en het registratienummer. Open inschrijvingen staan bovenaan, de oudste eerst; het filter Open inschrijving toont alleen wat nog behandeld moet worden. Kies een regel voor het dossier van het bedrijf, of de pill in de kolom Inschrijving voor het behandelscherm. Meer hierover in Register en inschrijvingen.

De kolom KCAF publiek toont of een vermelding in het openbare register staat. Openbaar maken of verbergen doet FunderConsult-platformbeheer in de Admin Studio, bij de organisatie. Publiceren is geen besluit en verandert de status niet.

Behandel een inschrijving

Een bureau bereidt zijn aanvraag voor in de app en dient hem in. Een concept zie je niet; een inschrijving verschijnt pas na indienen. Op het behandelscherm staan links de Voortgang, Opmerking of bericht, de Tijdlijn en de Rapporttoetsing, en rechts de Contactpersoon, Wat het bureau aanleverde en de Stukken. Met Registerdossier open je het bedrijf.

Wat het bureau aanlevert

Een aanvraag bestaat uit zeven onderdelen: categorie en soort erkenning (volledig of aspirant), bedrijfsgegevens, de verzekering met polis, de verklaringen BRL 5024 en/of NIVRE, referentieprojecten, medewerkers met hun cv en de jaarstukken met overige stukken. Ingevuld betekent dat het bureau iets heeft aangeleverd; of het voldoet, beoordeel jij. Wat het bureau per onderdeel invult, lees je in Erkenningsdossier invullen.

Werk zo:

Kies In behandeling nemen. Het bureau ziet dat, maar krijgt geen mail.
Loop de onderdelen en stukken na. Een vraag of afspraak leg je vast onder Opmerking of bericht: een Interne opmerking (alleen KCAF) of een Bericht aan het bureau (met mail). Bij een stuk zet je een opmerking met Opmerking bij een document toevoegen.
Toets eventueel een referentierapport met Toets dit rapport (zie stap 6).
Ontbreekt er iets, kies dan Aanvulling vragen en schrijf wat het bureau moet aanvullen. Het bureau krijgt een mail, kan het dossier weer bewerken en dient het opnieuw in.
Neem een besluit: Toekennen of Afwijzen.

Toekennen of afwijzen

Bij Toekennen komt het bedrijf in het register: als aspirant bij een aspirant-traject, anders als erkend. De stukken uit de aanvraag worden overgenomen en het bureau krijgt een mail. Onder Medewerkers ook als persoon erkennen staan de medewerkers met een cv in de aanvraag; wie nog in dienst is, staat standaard aangevinkt. Een aangevinkte medewerker krijgt dezelfde erkenning als persoon: hij komt in het register, gekoppeld aan zijn account en aan het bedrijf. Vink uit wie je niet als persoon erkent. Hoeveel personen erkend zijn, staat daarna als interne regel in de tijdlijn. Een aspirant-toekenning zet een bedrijf of persoon die al erkend is nooit terug.

Bij Afwijzen komt er niets in het register. De reden is verplicht en gaat mee in de mail. Na een besluit kan het bureau een nieuwe aanvraag beginnen.

Registratienummers

Een bedrijf krijgt een vast nummer in de reeks KCAF-B-0100, KCAF-B-0101 enzovoort, een persoon in de reeks KCAF-P-0100 enzovoort. Het nummer wordt toegekend bij het eerste besluit Aspirant of Erkend; een lopende aanvraag heeft nog geen nummer. Daarna verandert het nooit: bij een nieuwe erkenning houdt het bedrijf zijn nummer, en een nummer wordt na intrekken niet opnieuw uitgegeven. Had een bedrijf een nummer van vóór de omnummering, dan blijft dat zichtbaar als vorig nummer.

Houd het bedrijf bij in het registerdossier

Het bedrijfsdossier

In het dossier van een bedrijf staat alles bij elkaar:

Erkenningen nu: per rol de stand. Met Besluit of Nieuw besluit leg je een besluit vast: aspirant, erkend, schorsen, intrekken of laten verlopen, met ingangsdatum en reden. Elk besluit opent een nieuwe periode; de vorige blijft zichtbaar onder Besluiten.
Bedrijfsstukken en Uit de aanvraag: stukken toevoegen, een nieuwe versie opslaan of een stuk uit een aanvraag Overnemen.
Personen: medewerkers met hun cursussen en erkenningen; met Bestaande persoon koppelen of Persoon toevoegen leg je een dienstverband vast.
De rapporten van het bedrijf, Rapporten van dit bedrijf toetsen en Klachten en audits.
Rechts de Gegevens, de Overeenkomst, het certificaat of openbaar profiel, Status op datum en de Besluiten.

Een schorsing, intrekking of herstel leg je hier vast; zie Register en inschrijvingen.

De overeenkomst

Bij het besluit erkend of aspirant ontstaat per bureau en categorie één overeenkomst om te tekenen. Een volgend besluit in dezelfde categorie, zoals van aspirant naar erkend of herstel na een schorsing, maakt geen tweede. Bij intrekken of laten verlopen vervalt de overeenkomst; een schorsing laat hem staan. Een beheerder van het bureau tekent in Mijn erkenning. Daarna staat de overeenkomst als PDF in het dossier; lukte het maken van de PDF niet, kies dan PDF opnieuw maken.

Personen

Onder Personen staan alle personen in het register met hun erkenningen, cursussen en bedrijven. Met Persoon toevoegen registreer je iemand, eventueel meteen bij een bedrijf. In het dossier van een persoon:

leg je bij Erkenningen nu een persoonlijke erkenning vast;
leg je met Cursus vastleggen een cursus en het resultaat vast, met het bewijs uit Opleidingscertificaten en examens;
koppel je onder Werkgevers met Aan bedrijf koppelen een bedrijf, of beëindig je een dienstverband met Loskoppelen en een datum Uit dienst per;
koppel je onder Portaalaccount met Aan account koppelen het account van de persoon. Daarna werkt hij zelf zijn cv en certificaten bij.

Een persoonlijke erkenning geeft het bedrijf geen erkenning en geen badge.

Stukken controleren

Wijzigt een bureau iets na indiening of registratie, of verloopt een stuk binnen 30 dagen, dan zie je dat op Gewijzigde stukken. Hoe je die afhandelt, lees je in Bewijsstukken controleren.

Toets rapporten

Met een rapporttoetsing beoordeelt een taalmodel een rapport aan de KCAF-normen; KCAF controleert de uitkomst en deelt hem met het bedrijf. Je start een toetsing:

op een inschrijving, bij een referentieproject met Toets dit rapport, of onder Ander rapport bij deze aanvraag met een eigen upload;
in het dossier van een bedrijf, met Rapport toetsen bij een definitief FunderScan-rapport onder Alle rapporten, of onder Rapporten van dit bedrijf toetsen met een voorbeeldrapport of een eigen upload;
op het overzicht Rapporttoetsing, met Rapport toetsen: je uploadt een PDF zonder eerst een bedrijf te kiezen. Zo'n losse toetsing kun je niet naar een bureau doorzetten.

Op de resultaatpagina kies je Bewerken om het oordeel en de punten aan te passen, en Delen met het bedrijf en Doorzetten om de toetsing met het bureau te delen. Alles over starten, beoordelen en delen staat in Toetsingen beoordelen.

Toetsing naast het rapport

Op de resultaatpagina staan links de opmerkingen, zoals tekortkomingen en verbeterpunten, en rechts het rapport als PDF. Elke opmerking heeft een nummer met de pagina erbij (bijvoorbeeld #2 p. 12). Kies dat label om naar die plek in het rapport te springen; daar staat hetzelfde nummer, en de opmerking verschijnt als kaartje over het rapport. Kies je een nummer op het rapport, dan springt de lijst naar die opmerking. Haalt de toetsing tekst uit het rapport aan en staat die er ook zo in, dan is die tekst geel gemarkeerd. Anders is de pagina die de toetsing noemt een schatting, bijvoorbeeld als het rapport een voorblad zonder nummer heeft. Met Rapport naast opmerkingen zet je de PDF-weergave aan of uit; je browser onthoudt die keuze. Getoetst rapport openen bovenaan opent het PDF in een nieuw tabblad.

Handel klachten af

Klachten, audits en verbeteracties hangen aan een bedrijf of persoon. Op Klachten zie je alle zaken; registreren en koppelen doe je in het dossier, onder Klachten en audits. Het bureau ziet ze niet in de app. Lees verder in Klachten.

Volg de bijdragen onder Financieel

Financieel toont per jaar wat elk bureau aan KCAF verschuldigd is, op twee tabbladen: Jaaroverzicht en Bijdragen. Kies op elk tabblad het jaar. De app maakt geen facturen en verstuurt geen betaalverzoeken; je houdt hier bij wat er betaald is.

Jaaroverzicht

Het jaaroverzicht heeft per bureau één regel met:

het abonnement per jaar;
het aantal rapporten: een project telt één keer, in het jaar van zijn eerste definitieve FunderScan-rapport;
het tarief per rapport en de rapportkosten;
een prognose voor de rest van het jaar: het tempo tot nu toe, doorgetrokken tot 31 december. In de eerste maand van het jaar geldt het tempo van vorig jaar;
het totaal.

Onderaan staat een totaalregel voor alle bureaus. Bovenaan zie je de totalen in tegels, en met Exporteer CSV download je het overzicht met de totaalregel.

Bijdrageregels

Op het tabblad Bijdragen staan de bijdrageregels van het jaar, per bureau en categorie: Open, Betaald of Kwijtgescholden. Zoek op organisatie, filter op status of categorie, of download de regels met Exporteer CSV. Kies een bureau voor de details:

Betaald markeren: vul de datum Betaald op in en sla op.
Terugzetten naar open: maakt een betaling ongedaan.
Bewerken: kies de status Kwijtgescholden en geef de reden in de Notitie; die is dan verplicht.

Verschuldigd is open plus betaald; een kwijtgescholden bijdrage telt apart. Bedrag, jaar en categorie van een regel wijzigen nooit. Elke wijziging staat in de Historie bij het bureau. Bijdrageregels ontstaan in Configuratie (zie stap 2).

Statistiek en bewijsarchief

Statistiek telt per bedrijf in het register de FunderScan-projecten en de opgeslagen PDF-rapportversies. Een project van vóór de erkenning telt mee; de telling bewijst niet dat een rapport door een erkende persoon is opgesteld.

Het Bewijsarchief toont de bewijzen van erkenning die eerder zijn uitgegeven, met een link naar de verificatiepagina. De actuele stand van een bedrijf staat op zijn openbare bedrijfspagina.

Heb je een vraag over een scherm, kies dan rechtsboven Support. De assistent kent deze handleiding en weet op welk scherm je bent.