Handleiding voor erkende bedrijven

Deze handleiding is voor bureaus die KCAF-erkend willen worden of het al zijn. Je leest hoe je van aanvraag tot erkenning komt en wat je daarna bijhoudt. Voor de details verwijst elke stap naar een eigen artikel.

Maak een account en open de app

Begin op de aanmeldpagina van KCAF Erkenning. Zoek je bedrijf op KvK-nummer, kies het soort organisatie en je erkenningsgroep, vul je zakelijke e-mailadres in en kies Account aanmaken. Bevestig je e-mailadres met de link in de mail en activeer je account. Je gebruikt één account voor KCAF Erkenning en FunderScan. Bestaat je bedrijf al op het platform, dan vraag je toegang tot datzelfde bedrijfsaccount; je bedrijfsbeheerder beoordeelt dat verzoek.

Een account is nog geen erkenning. KCAF beoordeelt je bedrijf pas als je de aanvraag indient.

Wie wat mag

In de app Erkenning staan Mijn erkenning, Mijn rapporten, Mijn organisatie, Mijn collega's en deze Handleiding. Het erkenningsdossier is voor collega's met de rol Admin of Superuser: zij bereiden de aanvraag voor, dienen hem in, werken de bedrijfsstukken bij en tekenen de overeenkomst. Andere collega's werken op Mijn cv alleen hun eigen cv bij. Meer hierover in Collega's en organisatie.

Bereid je aanvraag voor

Open Mijn erkenning en kies Aanvraag voorbereiden. Kies de categorie, QuickScan of Funderingsonderzoek, en de soort erkenning: Volledige erkenning of Aspirant-erkenning. Daarna vul je de zeven onderdelen van het dossier in, in je eigen tempo. Een concept is alleen zichtbaar binnen je bedrijf. Links zie je per onderdeel of het is ingevuld. Hoe je elk onderdeel invult, lees je in Erkenningsdossier invullen.

Wat KCAF nodig heeft

• Je bedrijfsgegevens. Die komen uit Mijn organisatie; in het dossier bevestig je ze.
• De polis van je beroepsaansprakelijkheidsverzekering, met een opgave van verzekeraar, polisnummer, verzekerde bedragen en einddatum. KCAF kijkt vooral of je advieswerk is meeverzekerd.
• De ondertekende verklaring BRL 5024 en/of NIVRE.
• Referentierapporten: eigen FunderScan-projecten met een definitief rapport, die je kiest op Mijn rapporten. Voor QuickScan en Funderingsonderzoek vraagt het dossier er vijf; bij een aspirant-erkenning kan het met minder.
• De cv's van je medewerkers, die je toevoegt op Mijn collega's.
• Je jaarstukken, bij Funderingsonderzoek ook een VCA- of ISO-certificaat, en de bevestigingen over bijscholing en schriftelijke opdrachtvastlegging.

De eisen en de kosten van de erkenningsregeling staan op de pagina's Erkenningseisen en Kosten.

Dien in en volg de behandeling

Staan alle onderdelen op ingevuld, kies dan Controleren en indienen, daarna Indienen bij KCAF en bevestig met Ja, indienen. Na indienen kun je het dossier niet meer wijzigen, tenzij KCAF om een aanvulling vraagt.

Bovenaan Mijn erkenning zie je de voortgang: In voorbereiding, Ingediend, In beoordeling en Besluit. Berichten van KCAF lees je bij je aanvraag. Je krijgt een mail als KCAF om een aanvulling vraagt, een bericht stuurt, of de aanvraag toekent of afwijst. Bij een aanvulling kies je Aanvraag aanvullen, werk je het dossier bij en dien je het opnieuw in met Opnieuw indienen bij KCAF. Wil je iets toelichten bij een stuk, kies dan Opmerking bij een document toevoegen. Meer in Mijn erkenning.

Na het besluit

Je erkenning

Kent KCAF de aanvraag toe, dan staat je bedrijf in het register: als aspirant bij een aspirant-erkenning, anders als erkend. Onder Huidige erkenningen zie je per rol de status en sinds wanneer die geldt. Een aspirant is gewoon KCAF-erkend; die status duurt volgens de erkenningsregeling maximaal twee kalenderjaren. Bij een schorsing staat er Geschorst (tijdelijk); zolang die loopt, geldt je bedrijf voor die rol niet als erkend.

KCAF kan bij de toekenning ook medewerkers als persoon erkennen. Afgesloten aanvragen en besluiten blijven terug te lezen onder Eerdere aanvragen en besluiten.

Je registratienummer

Je bedrijf krijgt een vast registratienummer, zoals KCAF-B-0100. Het nummer wordt toegekend bij het eerste besluit van KCAF dat je bedrijf aspirant of erkend is; een lopende aanvraag heeft nog geen nummer. Daarna verandert het nooit, ook niet bij een nieuwe erkenning, en na intrekken wordt het niet aan een ander bedrijf gegeven. Had je bedrijf al een nummer van vóór de omnummering, dan blijft dat zichtbaar als vorig nummer. Een medewerker die als persoon erkend is, krijgt een eigen nummer, zoals KCAF-P-0100. Je registratienummer staat op het certificaat op je openbare bedrijfspagina.

Teken de overeenkomst

Na het besluit erkend of aspirant tekent je bedrijf per erkenning een overeenkomst met KCAF. In Mijn erkenning staat dan het vlak Overeenkomst met de geldende tekst. Vul je Naam en Functie in, vink Ik ga akkoord namens je organisatie aan en kies Ondertekenen. Het tijdstip en je IP-adres worden vastgelegd. Daarna zie je Getekend, de datum en de ondertekenaar, en kun je de overeenkomst met PDF downloaden opslaan.

Tekenen kan alleen een collega met de rol Admin of Superuser. Staat er Nog geen tekst, dan heeft KCAF de tekst nog niet gepubliceerd; je kunt dan later tekenen. Een volgend besluit in dezelfde categorie, zoals van aspirant naar erkend, vraagt geen nieuwe handtekening.

Houd je stukken actueel

Staat je bedrijf in het register, dan toont Mijn erkenning de Documenten bij je erkenning, zoals je polis, jaarrekening en certificaten. Kies Nieuwe versie toevoegen bij een stuk dat is vernieuwd, of Document toevoegen voor een stuk dat er nog niet staat. Kies de soort, vul eventueel een omschrijving en Geldig tot en met in, voeg het bestand toe (maximaal 10 MB) en kies Document opslaan.

Een nieuwe versie vervangt het stuk; de vorige blijft bewaard onder Eerdere versies. KCAF krijgt een melding van je wijziging. Verloopt een stuk binnen 30 dagen, dan zie je dat bovenaan Mijn erkenning als actie. Stukken bijwerken kan alleen een collega met de rol Admin of Superuser.

Collega's, cv's en opleidingen

Op Mijn collega's voeg je collega's toe met Nieuwe collega. Kies je een collega, dan zie je zijn Cv, opleidingen en certificaten: het cv bij de aanvraag, de gevolgde cursussen en de opleidingsbewijzen. Het cv bij een aanvraag leg je vast met Cv vastleggen, een cursus met Cursus vastleggen en een opleidingsbewijs met Stuk toevoegen. Een medewerker kan zijn eigen cv ook zelf bijwerken via Mijn cv.

De naam, het adres en de andere gegevens van je bedrijf werk je bij op Mijn organisatie, tabblad Gegevens. Het erkenningsdossier en je vermelding in het register nemen ze daaruit over. Zie Collega's en organisatie.

Rapporten en rapporttoetsing

Op Mijn rapporten staan alle FunderScan-rapporten van je bureau. Daar kies je de referentierapporten voor je aanvraag en vind je de beoordelingen van KCAF terug. KCAF kan een rapport toetsen aan de KCAF-normen en deelt de uitkomst dan met je bedrijf: je ziet hem in de kolom KCAF-controle en onder Gedeelde rapporttoetsingen, en met Toetsing als PDF download je hem. Een toetsing is geen besluit over je erkenning. Lees verder in Mijn rapporten en Rapporttoetsing.

Je openbare bedrijfspagina

Via Openbare bedrijfspagina in Mijn erkenning zie je wat anderen over je bedrijf zien. Het KCAF-logo en het certificaat staan er alleen op zolang je bedrijf erkend is, ook als aspirant. Het KCAF-register toont alleen erkende bedrijven; of je vermelding daar openbaar staat, regelt KCAF. Klopt er iets niet in je bedrijfsgegevens, werk het dan bij in Mijn organisatie.

Heb je een vraag over een scherm, kies dan rechtsboven Support. De assistent kent deze handleiding en weet op welk scherm je bent.