Rapport genereren & versturen

Het rapport genereer en verstuur je op de projectpagina, onder Rapportage. Eerst controleer je de opmaak en de aandachtspunten, dan maak je het rapport definitief en verstuur je het met een begeleidende mail naar de opdrachtgever.

Open Rapportage

Scroll op de projectpagina naar Rapportage. Onder Rapport genereren staan Rapport configuratie, Genereer rapport, het vinkje Definitief en Preview.

Kies scope en hoofdstukken

Via Rapport configuratie kies je de scope (project, cluster, pand of adres), de hoofdstukken en het voorblad. Elke scope houdt een eigen versiereeks. Met Preview bekijk je de opmaak voordat je genereert.

Los de aandachtspunten op

Boven de knoppen staan de aandachtspunten:

• Blokkerende punten (E) moeten eerst opgelost zijn voordat het rapport definitief kan.
• Waarschuwingen (W) kun je na bevestiging passeren.

Genereer een concept of een definitief rapport

Klik op Genereer rapport.

• Zonder vinkje maak je een concept, met CONCEPT-watermerk.
• Met het vinkje Definitief krijgt het rapport een major-versie (v1.0, v2.0, …) en valt het watermerk weg.

Onder Rapporten staat per scope de actuele versie bovenaan, met Download rapport; oudere versies staan ingeklapt. Bij Projectdownloads vind je de Excel, het Certificaat/Attest (PDF) en het foto-archief van het hele project.

Verstuur het rapport

Bij de hoogste definitieve versie staat de knop Rapport versturen. Die opent een venster met twee tabbladen:

1. Begeleidend schrijven: onderwerp, de klantontvanger, een interne kopie naar collega's en de mailtekst (met vet, koppen, lijstjes en links).
2. Voorbeeld: precies de mail zoals de klant hem krijgt.

Klik daarna op Rapport versturen. Wat er in de mail staat, hangt af van de betaling van het project: bij iDEAL vooraf — bij download rapport krijgt de klant de knop Betaal en download rapport, anders de knop Bekijk rapport. Beide leiden naar de klantpagina.

Rapport bij een 1-op-1 partnerorder

Bij een 1-op-1 partnerorder wordt het definitieve projectrapport automatisch naar het e-mailadres van de consument verstuurd. Een geldig klantadres is verplicht bij een nieuwe order. Ontbreekt het bij een oudere order, dan vraagt de app eerst om dit adres voordat je definitief genereert.

Een volgende definitieve versie vermeldt in de automatische mail dat de nieuwe versie de vorige vervangt. Mislukt de klantmail, dan staat dat in de projecttijdlijn; verstuur het rapport dan opnieuw met Rapport versturen. De statusmelding aan de opdrachtgever gaat ook door als de klantmail mislukt, en is dus geen bewijs dat de klant het rapport heeft ontvangen.